La digitalizzazione in azienda spesso viene confusa con l’introduzione di uno o più strumenti tecnologici dedicati a specifici ambiti aziendali, in grado di automatizzare alcune procedure e quindi migliorare l’efficienza dei processi, o, peggio, viene limitata alla dematerializzazione dei documenti, come la trasformazione di documenti cartacei in documenti digitali. In realtà digitalizzare un’azienda è un processo molto più complesso, sistemico e di lungo periodo, non solo perché riguarda ogni ambito aziendale e il fatto che tutti gli ambiti poi debbano essere interconnessi fra loro, ma anche per la natura stessa del cambiamento, che non interessa più solo il modo in cui si comunica o si collabora.

Il cambiamento digitale è più una rivoluzione, per quanto, progressiva e graduale, dell’intero sistema azienda, con ripercussioni sostanziali a livello comunicativo, organizzativo, creativo, decisionale.

Digitalizzazione aziendale: definizione

Proviamo allora a definire cosa si intende esattamente per digitalizzazione dei processi aziendali.

La digitalizzazione aziendale è l’adozione progressiva, consapevole e strategica di tecnologie, processi e competenze digitali, integrata al cambiamento operativo, organizzativo e culturale dell’azienda nella sua totalità. Un cambiamento che può, e dovrebbe, coinvolgere tutti i settori dell’azienda, dalla produzione alla vendita, dalla logistica alla finanza, dalla comunicazione al marketing, dalla gestione amministrativa a quella strategica.

Il processo nella sua totalità si chiama trasformazione digitale – digital transformation –  e permette di ottenere un sistema azienda totalmente diverso da quello analogico.

La digitalizzazione ha l’obiettivo di sfruttare le opportunità offerte dalle tecnologie digitali per migliorare l’efficienza, aumentare la flessibilità, la soddisfazione di clienti e dipendenti, la capacità di prendere decisioni consapevoli, e in generale migliorare la competitività.

Ambiti e strumenti della digitalizzazione: una panoramica

L’innovazione tecnologica in azienda può avere un impatto su moltissimi aspetti, vediamo i principali ambiti di applicazione e relativi strumenti.

Automazione dei processi aziendali

La dematerializzazione documentale permette l’automazione dei processi aziendali in molteplici ambiti: contabilità, risorse umane, gestione dei clienti, magazzino, logistica, produzione, etc.

Strumenti tecnologici

1. Software per la gestione documentale: per l’archiviazione, la condivisione, la consultazione rapida e sicura delle informazioni.
2. AI – Artificial Intelligence: che può automatizzare innumerevoli processi nei settori più disparati. Si pensi per esempio ai chatbot, ma anche agli ultimissimi progressi fatti nell’ambito dell’AI generativa, nella riduzione dei tempi di produzione nei prodotti editoriali e creativi.
3. ERP – Enterprise Resource Planning: il sistema più evoluto per la digitalizzazione aziendale, si tratta di un software che integra tutti i dati e i processi aziendali in un’unica piattaforma e permette alle aziende di gestire e automatizzare i processi aziendali più strategici come la contabilità, le finanze, la produzione, il magazzino, la logistica, la gestione delle risorse umane. Anche attraverso moduli, integrabili in maniera graduale.

Sistemi di vendita e marketing digitale

L’innovazione tecnologica permette di vendere online prodotti e servizi, ma anche di aumentare e migliorare le vendite, grazie a una comunicazione pubblicitaria più mirata e misurata.

Strumenti tecnologici

• Piattaforme e-commerce e di digital marketing
  Software per la costruzione di negozi online e per la realizzazione di campagne di marketing digitale (social media, analytics, piattaforme di email marketing, piattaforme per l’advertising).
• CRM – Software per la gestione della relazione con i clienti 
  Per l’archiviazione, l’analisi e l’uso delle informazioni relative ai clienti

Collaborazione e comunicazione digitale

Attraverso l’uso di strumenti come videoconferenze e spazi di lavoro condiviso, che stanno rivoluzionando il concetto stesso di ufficio e team di lavoro.

Cloud computing

Per archiviare, gestire e condividere da remoto i dati aziendali in modo sicuro e accessibile da qualsiasi luogo, riducendo sensibilmente la necessità di spazi per l’archiviazione fisica di documenti e informazioni.

Big data e analisi dei dati

L’innovazione tecnologica permette anche di avere a che fare con ingenti quantità di dati, che a sua volta possono essere aggregati e letti da software specifici.

Strumenti tecnologici

• Strumenti di Business Intelligence
  Questi strumenti permettono di estrapolare informazioni altrimenti non ottenibili. Ciò permette di migliorare la conoscenza del mercato e quindi di prendere decisioni in maniera più consapevole.
• IoT – Internet of things
  Dispositivi digitali che automatizzano attività semplici e ripetitive, se interconnessi fra loro, grazie all’IoT, possono costituire una fonte preziosa di informazioni.

Cybersecurity

La digitalizzazione può aumentare i rischi per la sicurezza dei dati, ecco perché è sempre più importante implementare strumenti e sistemi di sicurezza per la protezione dei dati sensibili e delle informazioni aziendali.

Digitalizzare un’azienda: quali vantaggi?

Il processo di trasformazione digitale porta innumerevoli vantaggi che si possono riassumere in due parole: semplificazione e risparmio. Semplificazione e risparmio a vari livelli e su diversi fronti. Queste due ricadute positive dell’implementazione di nuove tecnologie, ne generano altre, creando un circolo virtuoso di innovazione tecnologica verso una sempre maggiore competitività. Ma vediamole nel dettaglio:

1. Risparmio 
   In termini di riduzione di: costi operativi, tempo, risorse, sprechi.
   L’automazione di compiti ripetitivi porta a liberare il personale, che può essere impiegato per altre mansioni a maggior valore aggiunto. L’azienda può usare meno risorse ma farlo in maniera molto più efficiente.
2. Riduzione dell’inquinamento ambientale
   L’uso di tecnologie digitali, per esempio, porta a dematerializzare i documenti, e quindi a ridurre drasticamente l’uso della carta.
3. Comunicazione e organizzazione dei flussi di lavoro più efficace
   La digitalizzazione permette di snellire i flussi di lavoro ma anche di migliorare la comunicazione e la collaborazione, anche da remoto.
4. Riduzione degli errori
   Un migliore flusso delle informazioni e l’automazione dei processi riduce sensibilmente la possibilità di errore umano.
5. Maggiore controllo e trasparenza
   Tutto è tracciato, analizzabile e misurabile.
6. Maggiore sicurezza
   L’archiviazione digitale, soprattutto attraverso strumenti in cloud, con il supporto di software e sistemi di cybersecurity, permette di gestire i dati in tutta sicurezza.
7. Maggiore flessibilità
   Nella gestione del personale e degli spazi di lavoro, con la possibilità di consentire ai dipendenti di lavorare in smart working. Ma flessibilità anche intesa come maggiore reattività dell’impresa ai cambiamenti del mercato.
8. Clienti più soddisfatti
   Grazie alla possibilità di gestione delle richieste più rapida ed efficiente, ma anche alla maggiore conoscenza del mercato, alle possibilità di personalizzazione e quindi a una user experience migliore.
9. Decisioni consapevoli e strategie più sicure
   L’accesso a grandi quantità di dati e alla possibilità di analizzarle in maniera dettagliata, permette alle aziende di avere preziose informazioni a ogni livello e in ogni ambito. Questo si traduce nella capacità di risolvere problemi e impostare strategie di crescita basate sui dati.

Tutto questo si traduce anche in:

1. Maggiore efficienza
2.  Migliore qualità
3. Aumento della competitività dell’impresa digitalizzata

Per avere qualche dato percentuale, il report 2019 The performance of Small and Medium Sized Businesses in a digital world calcola che digitalizzare un’azienda può portare a un risparmio del 22% sui costi di gestione delle risorse umane e a un loro aumento della produttività del 33%, a fronte di un risparmio orario mensile che può arrivare fino a 30 ore.

Cosa frena la digitalizzazione aziendale?

A fronte di tutti questi vantaggi ci si chiede come mai la situazione digitale nel tessuto aziendale italiano (link all’articolo precedente) non sia così confortante. Si potrebbe iniziare citando il proverbio “tra dire e il fare c’è di mezzo il mare” e in effetti le criticità legate alla digitalizzazione delle imprese non sono poche. Proviamo a delineare un quadro delle problematiche che incontrano le aziende alle prese con l’opportunità e la necessità di trasformarsi in imprese digitali.

1. Costi iniziali
   L’adozione di tecnologie digitali può comportare costi elevati, sia per l’acquisto di hardware e software, sia per la formazione del personale. Eppure più che nei costi la criticità sta nella mancanza di visione nel lungo periodo e nella difficoltà di implementare un vero e proprio processo di digitalizzazione.Perché i costi sono investimenti, che permetteranno un risparmio e una semplificazione che nessuna azienda analogica può immaginare. E inoltre l’innovazione è sostenuta dalla politica europea, nazionale e regionale. Di fatto esistono molti incentivi alla digitalizzazione a cui le aziende possono attingere, fra cui, gli ultimi messi a disposizione: il voucher per consulenza in innovazione e i fondi per l’acquisto di strumenti tecnologici del MiSE.
2. Competenze specifiche
   Per sfruttare al meglio le opportunità offerte dalle tecnologie digitali, le aziende hanno bisogno di personale con competenze specifiche, che possono essere difficili da trovare e costose da formare. In questo caso è possibile ovviare con un consulente esterno capace di guidare l’azienda in questo processo, complesso, ma non impossibile, e di aiutare le risorse interne a formarsi adeguatamente.
3. Operatività
   L’operatività delle imprese è un ostacolo all’avvio di un reale processo di trasformazione digitale, pertanto andranno trovati tempi e modi di implementazione che siano compatibili con il lavoro quotidiano dell’azienda.
4. Cambiamento culturale
   Questo probabilmente è il fattore che ostacola maggiormente una reale digitalizzazione delle imprese in Italia. Infatti la trasformazione digitale può comportare cambiamenti significativi nella cultura aziendale e nei processi lavorativi, che possono essere difficili da gestire e accettare per i dipendenti, a qualsiasi livello. Ecco perché è necessario prevedere un processo che sia il più possibile partecipato, sia in fase preventiva, di analisi iniziale, sia in fase di adozione delle nuove tecnologie, attraverso un adeguato piano di formazione.

Guidare una trasformazione digitale di successo

La trasformazione digitale di un’azienda è un processo lungo e complesso ma con il giusto metodo, gli strumenti e le persone giuste puoi raggiungere il livello di maturità aziendale che ti permette di restare competitivo sul mercato.

Digitalizzare un’azienda: le fasi

Partendo dal presupposto che ogni azienda è una realtà a sé, e che il processo di digitalizzazione deve essere cucito sulla singola realtà, possiamo stilare una serie di fasi che dovrebbero guidare l’azienda in questo percorso.

1. Analisi dei processi aziendali: 
   Per comprendere i processi aziendali esistenti, e identificare quelli che possono essere automatizzati oppure ottimizzati attraverso l’uso di tecnologie digitali.
2. Definizione degli obiettivi della digitalizzazione
   Per esempio: migliorare l’efficienza, aumentare la produttività, ridurre i costi, migliorare la qualità del servizio.
3. Scelta delle tecnologie
   In base agli obiettivi aziendali, occorre scegliere le tecnologie più adatte per raggiungerli: software ERP ? Soluzioni di Business Intelligence? Sistemi di automazione dei processi?
4. Implementazione delle tecnologie
   Che significa configurarle, personalizzarle, formare il personale e gestire la messa in produzione delle soluzioni.
5. Monitoraggio e manutenzione
   Le tecnologie vanno monitorate costantemente e aggiornate perché siano allineate ai cambiamenti aziendali.
6. Ottimizzazione continua
   La digitalizzazione è un processo continuo, quindi è importante continuare a ottimizzare i processi e usare nuove tecnologie per migliorare ulteriormente l’efficienza e la competitività dell’azienda.

Il processo di digitalizzazione: le caratteristiche

Perché abbia successo è necessario che il processo di digitalizzazione risponda a una serie di caratteristiche:

• Visione globale e di lungo periodo
• Implementazione pianificata e graduale secondo le priorità
• Partecipato dal personale, a ogni livello
• Guidato da un consulente per l’innovazione

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Le tecnologie usate: i requisiti

Allo stesso modo anche le tecnologie scelte devono rispondere a determinati requisiti per poter assicurare un processo il più possibile lineare e senza stop.
Qualsiasi sia la tecnologia scelta, dunque, assicurati che sia:

• Personalizzata
  Perché non esiste un’azienda uguale all’altra.
• Modulare
  Perché ti accompagni con gradualità verso la maturità digitale.
• Completa
  Perché deve riuscire a rispondere alle necessità dei diversi ambiti aziendali.
• Scalabile
  Perché deve essere in grado di crescere insieme all’azienda.
• Facile da usare
  Perché deve essere adottata da tutti, non da ingegneri informatici.
• Accompagnata da consulenti e dalla formazione
  Perché è la chiave della reale implementazione dell’innovazione nelle aziende.

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