Delle novità apportate dalla Legge di Bilancio 2018, soprattutto quelle relative all’obbligatorietà della fatturazione elettronica, se ne è discusso e parlato in abbondanza. Tuttavia, molti imprenditori, ma anche operatori molto spesso si rivolgono a noi perché giunti al momento di mettere in pratica quanto letto e riletto nella teoria, si ritrovano a commettere degli errori che poi sono quasi sempre gli stessi
Quali sono questi malintesi?

1) LA FIRMA DIGITALE

Una qualunque fattura per avere valore legale deve essere regolarmente firmata. Ciò vale anche per le fatture elettroniche. In particolare, dal 31 marzo del 2015 l’apposizione della firma è obbligatoria per l’invio della fattura elettronica al Sistema di Interscambio e per la validità della stessa.
Qui sorge il dubbio: quale firma?
Per far sì che una E-Fattura sia valida è necessario che vi venga apposta una firma digitale, NB: digitale, e non elettronica. Chiariamo la differenza: la firma elettronica è la mera identificazione di chi sta effettuando una certa operazione (ad esempio l’id associato ad un indirizzo (“username” + “password”). La firma digitale, invece, è una particolare tipologia di firma elettronica, che però a differenza delle altre tipologie, risponde a requisiti di alta sicurezza ed affidabilità, in quanto l’identificazione è certificata da un soggetto specifico, la certification authority.

2) LA P.E.C

Altro caso di confusione è legato alla PEC. Infatti, spesso succede che la PEC venga erroneamente equiparata alla firma elettronica. Ma la firma elettronica non è sinonimo di PEC! PEC sta per “Posta Elettronica Certificata”, ed ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Questa attribuisce valore giuridico solo ai messaggi di posta elettronica e non ai singoli documenti, cosa che invece avviene mediante la firma digitale, che è specifica per i file.
Chiarita la natura della PEC, è bene sottolineare che la sua specificità è che al mittente la posta certificata risulta recapitata con pieno valore legale con la garanzia della ricevuta elettronica, anche se la mail non viene letta dal destinatario. Per questo motivo è molto importante, nell’ottica della fatturazione elettronica, prestare molta attenzione in modo da evitare che, ad esempio, possano decorrere dei termini dalla ricezione senza che siano stata effettuate le dovute operazioni.

3) LA CONSERVAZIONE DIGITALE (anche detta CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA)

Tra gli obblighi legati alla fatturazione elettronica compare la conservazione digitale. Prima di approfondirne gli aspetti, è essenziale sottolineare e chiarire la distinzione tra conservazione e archiviazione.
Archiviare vuol dire salvare un documento sul proprio pc o su un server nel formato che più si preferisce. Al contrario per conservare un documento, e quindi mantenerne il valore nel tempo (leggibilità, integrità e unicità) si devono rispettare specifiche norme.
Specificatamente con conservazione sostitutiva si intende quella procedura, all’interno del sistema informatico, che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico (nato all’interno e appartenente ad un ciclo di vita in ambiente digitale). In questo modo la validità del documento è paragonabile al documento cartaceo. Questo tipo di conservazione è applicata ai documenti come le fatture elettroniche che hanno l’obbligo di conservazione per un periodo di 10 anni. Il sistema, oltre a conservare l’integrità e l’unicità del documento, si occupa di indicizzarlo e di restituirlo velocemente in caso di ricerca.

4) L’INVIO DEI DATI

Nell’emissione delle fatture elettroniche è compreso anche l’invio dei dati, che non è l’invio della fattura stessa, ma un’azione ben distinta: l’obbligo relativo all’invio dei cd. dati fattura (quello che viene definito “spesometro”) consiste nella trasmissione di informazioni riepilogative della fatturazione attiva e passiva all’Agenzia delle Entrate, sotto forma di file Xml. Sovente ci si ritrova in errore perché si pensa che l’invio dei dati sia sottinteso nell’invio della fattura, o anche viceversa: non è così!
In seguito alle recenti innovazioni la relazione tra spesometro e fatturazione elettronica diventa più semplice: quando viene emessa una fattura digitale e poi inviata tramite il “Sistema di interscambio”, i metadati di questa fattura vengono automaticamente memorizzati dall’Agenzia delle Entrate, e quindi non c’è più bisogno di inserirli nello spesometro.

5) IL FORMATO

In ultimo, ma primo per importanza. è il problema relativo alla conformità delle fatture elettroniche. Infatti, con la digitalizzazione, la precisione dei dati e del formato dell’emissione diventano sostanziali: l’emissione è valida solo se conforme al tracciato standard, altrimenti la fattura risulta nulla. Difatti, quella che è la vera e centrale innovazione è legata al SdI, il Sistema d’Interscambio. È attraverso questo sistema che fluiscono tutti i dati della fatturazione e sottoposti ai controlli formali necessari per garantire il corretto inoltro al destinatario. Una fattura che non rispetta il tracciato previsto non verrà riconosciuta dal SdI e di conseguenza verrà scartata.